Значительное количество документации, образующейся в работе любой компании, может затруднить ее работу: на поиск и передачу документов между отделами нужно определенное время, часто происходит так, что бумаги теряются, кроме того, архив может занимать значительную площадь. Поэтому сегодня компаниям предлагается такая услуга, как организация электронного архива на этом сайте. Если коротко, суть ее состоит в том, что все документы сканируются, систематизируются и хранятся в электронном виде, а при необходимости предоставить бумажные оригиналы их можно распечатать. Стоит ли переходить на электронный архив или же продолжать «по старинке» работать с бумажными оригиналами документов? Попробуем разобраться, какие есть преимущества у этого современного способа ведения делопроизводства.

Для начала следует разобраться в том, как создается электронный архив. На этапе подготовки специалисты архивной компании оценивают, какие документы и в каком объеме необходимо перевести в электронный вид, а также какой функционал будет вам необходим. Таким образом, вы получите решение, полностью адаптированное под ваши нужды. Когда все важные решения приняты, необходимые документы сканируются на профессиональном оборудовании. Это может быть широкоформатный, планетарный или поточный сканер в зависимости от того, с какой документацией вы работаете (книги, чертежи или дела, которые можно расформировать и затем снова сшить). Затем при помощи специальных программ содержание документов распознается и индексируется, чтобы облегчить поиск по ним, после чего они сохраняются в требуемом формате (это может быть привычный вам, например, .doc или .pdf). На следующем этапе документы загружаются в систему электронного архива, а все ваши сотрудники проходят обучение, как эффективно с ней работать и создавать новую документацию.

Преимущества такой системы хранения данных очевидны. Во-первых, вам больше нет необходимости хранить огромное количество бумаг. Все ваши данные теперь хранятся на серверах в электронном виде. Их этого следует, что на хранение и обслуживание документов теперь вы будете тратить меньше времени и денег. Значительно облегчается поиск по типам документов, например, искать можно по теме, поставщику, услуге и другим критериям. Намного ниже риск утратить или повредить электронный документ. Еще один немаловажный плюс – вы можете настраивать доступ к каждому файлу, то есть больше не будет необходимости беспокоиться за сохранность конфиденциальной информации. Таким образом, если у вас есть большой объем документов, работу с которыми требуется оптимизировать, рассмотрите вариант электронного архива – возможно, именно он окажется оптимальным для вашей компании.